Bagi pabrik dengan asset intensive, kegiatan maintenance jadi sangat penting. Hal ini karena jika mesin tiba-tiba mengalami kegagalan yang tidak terduga, seluruh proses operasi di pabrik tersebut akan terganggu dan pada akhirnya menurunkan produktivitas.
Downtime yang tak terduga ini kebanyakan disebabkan oleh strategi pemeliharaan yang buruk. 82% perusahaan mengalami setidaknya satu unplanned downtime selama tiga tahun terakhir. Bahkan beberapa ada yang mengalami lebih dari dua kali. Rata-rata manufaktur mengalami 800 jam unplanned downtime setiap tahun. Jumlah ini tentunya bukan jumlah yang kecil. Belum lagi jika dirupakan sebagai biaya, unplanned downtime karena maintenance yang tidak efektif menghasilkan kerugian bagi manufaktur sekitar USD 50 miliar setahun.
Menjalankan strategi maintenance yang efektif memang krusial, namun dalam prosesnya manajer banyak menemui serangkaian tantangan yang perlu ditangani. Kebanyakan dari manajer menjelaskan tantangan yang mereka temui antara lain
1. Pemeliharaan Tidak Terencana (Unplanned Maintenance)
Unplanned maintenance merupakan situasi dimana pemeliharaan baru dilakukan saat mesin mengalami masalah. Reactive maintenance. Karena kerusakan terjadi tiba-tiba, tindakan korektifnya dilakukan secara cepat dan terkadang kurang maksimal. Kurang maksimal bisa jadi disebabkan oleh tidak adanya teknisi ahli, stok spare part yang diperlukan sedang kosong, atau karena waktu yang mendesak.
2. Pemeliharaan Tidak Terjadwal (Unscheduled Maintenance)
Sekilas memang mirip dengan unplanned maintenance, namun sebenarnya berbeda. Unscheduled maintenance adalah pemeliharaan yang terencana namun tidak dijadwalkan secara terperinci kapan waktunya, siapa yang bertanggung jawab, apa saja yang harus dicek.
3. Proses Manual
Yang dimaksud proses manual di sini yaitu segala proses dan dokumen yang masih menggunakan kertas. Work order, form dan checklist yang terlalu banyak, buku manual mesin, histori mesin, informasi vendor, dan masih banyak daftar lainnya. Bayangkan harus merapikan dan mencari di antara banyaknya tumpukan kertas tersebut. Belum lagi jika harus menyalin catatan manual ke excel atau format digital lain untuk dihitung dan dibuat laporannya. Aktivitas seperti ini memakan banyak waktu dan berisiko tinggi terjadi kesalahan input.
4. Informasi real-time
Tantangan lainnya yang rutin dihadapi departemen maintenance adalah minimnya informasi, terutama informasi real-time seperti kondisi kesehatan mesin, ketersediaan mesin atau stok spare part. Minimnya informasi ini membuat problem-solving dan pengambilan keputusan tidak bisa dibuat saat itu juga.
5. Pembuatan laporan custom
Mayoritas manajemen level atas menginginkan laporan custom dan platform dimana terdapat satu dashboard terpusat untuk memonitor seluruh KPI maintenance.
6. Overstock/out of stock
Antara kelebihan stok sparepart atau tidak ada stok satu pun. Masalah seperti ini cukup sering terjadi karena minimnya visibilitas persediaan sparepart yang dibutuhkan
7. Biaya
Seluruh tantangan di atas bermuara pada satu hal: biaya. Pada saat mesin berhenti beroperasi, ada idle time dimana operator yang seharusnya mengoperasikan mesin dan mengawasi jalannya produksi jadi menganggur. Karena produksi terhenti, persediaan barang jadi akhirnya tidak sesuai prediksi yang dibutuhkan untuk memenuhi jumlah permintaan di market.
Peran CMMS Mengatasi Tantangan Maintenance
Adanya software CMMS, atau Computerized Maintenance Management System memungkinkan perusahaan memiliki kendali penuh atas kegiatan maintenance mereka. Dengan mengotomatiskan tugas repetitif, eliminasi dokumen (terutama paper-based) yang tidak perlu, serta merampingkan proses-proses penting, perusahaan dapat lebih meningkatkan efisiensinya.
Sebuah studi yang dilakukan tahun 2020 pada pelaku industri menunjukkan bahwa 50% dari mereka menggunakan CMMS untuk memudahkan konsolidasi aktivitas dan riwayat aset dan work order, meningkatkan pelacakan kondisi, perencanaan kerja, penjadwalan, dan pelaporan. 74% responden menjelaskan bahwa CMMS signifikan membantu meningkatkan produktivitas, nilai OEE, efisiensi secara keseluruhan, keamanan, fleksibilitas, usability, upime, dan menghemat biaya secara keseluruhan.
Yang menjadi pertanyaan, bagaimana CMMS bisa membantu mereka mengatasi tantangan maintenance dan merasakan semua keuntungan itu?
1. Penjadwalan dan Pendataan Aset
Software CMMS memiliki banyak kemampuan, yang pertama adalah menyimpan informasi penting yang terkait dengan setiap aset yang ada di pabrik dan membuat jadwal maintenance. Dengan begitu, pemeliharaan setiap ase sudah terencana dan terjadwal sejak awal. Kapan harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, apa saja peralatan dan sparepart yang dibutuhkan, semuanya sudah tercatat dan tersimpan dengan rapi di sistem CMMS. Saat mendekati waktu pemeliharaan, sistem akan memberikan pengingat kepada teknisi yang bertanggung jawab.
2. Digitasi dan Digitalisasi Proses Pemeliharan
Proses manual menggunakan kertas di era sekarang adalah salah satu sumber inefisiensi. Kerugian yang disebabkan dari aktivitas manual ini bisa mencapai 32 juta Rupiah per tahun Software CMMS menghilangkan kebutuhan akan dokumen kertas karena platform ini dapat diatur untuk menangkap informasi secara otomatis. Staf maintenance kini dapat melihat semua informasi yang terkait dengan work order, atau mengisi form pemeliharaan langsung di komputer atau perangkat seluler mereka.
3. Manajemen Persediaan Sparepart
Ketika departemen maintenance tidak terorganisir, akan sulit bagi teknisi untuk menemukan sparepart yang dibutuhkan saat itu. CMMS memungkinkan manajer maintenance melacak aset yang perlu dipelihara dan mengatur pemesanan sparepart secara otomatis saat stok menipis, sehingga mereka memiliki sparepart yang tepat dan dapat melakukan perbaikan dengan cepat. CMMS juga bisa memberi tahu dengan tepat di mana lokasi sparepart disimpan sehingga tidak perlu membuang waktu untuk mencari di gudang.
4. Laporan Pemeliharaan Custom
Yang paling menarik dari CMMS adalah fitur custom BI analytics. Fitur ini memberikan pengguna kebebasan untuk membuat laporan apapun di dalam satu dashboard tersentralisasi dengan data apapun sesuai yang dibutuhkan. Selain itu, BI analytics juga mengakomodir pelaporan real-time sehingga manajer dan manajemen atas bisa langsung mengetahui kondisi aset saat ini tanpa perlu meminta berkas atau laporan dari departemen maintenance.
Selain keempat keuntungan tersebut, ada beberapa manfaat lain dari implementasi CMMS di perusahaan, diantaranya:
Mengurangi biaya maintenance yang seharusnya tidak dikeluarkan.
Menjaga performa aset agar lifetime sesuai dengan spesifikasi dan sesuai rencana investasi.
Menghindari perawatan yang tidak diperlukan.
Memiliki satu data terpusat yang dapat dijadikan rujukan tentang informasi aset yang dimiliki.
Di industri manufaktur, jalannya produksi sangat bergantung pada kesehatan aset. Memiliki program pemeliharaan yang berjalan dengan baik dan efisien yang dapat mengidentifikasi dan memperbaiki masalah peralatan sebelum kerusakan dan bukan setelahnya adalah kunci untuk mengurangi biaya. Sudah saatnya manufaktur berpindah dari cost-oriented ke profit-oriented dalam menetapkan strategi pemeliharaan dan CMMS menyediakan cara untuk melihat, mendiagnosis, dan meningkatkan kesehatan aset. Dengan mengotomatiskan jadwal pemeliharaan dan memberikan tinjauan aset tingkat tinggi, manajer dapat menciptakan lingkungan manufaktur yang produktif sambil memastikan waktu kerja maksimum.
