Sebagian besar perusahaan mencoba mewujudkan strategi mereka hanya dengan memberi brief tentang tujuan dan harapan yang akan dicapai pada setiap tingkat bisnis yang berbeda. Mereka kemudian memberi tanggung jawab pada setiap divisi untuk merealisasikan angka yang telah mereka buat itu. Yang dilakukan perusahaan hanyalah memantau sesekali apa yang dikerjakan karyawan tanpa mempertimbangkan dan melakukan evaluasi yang kontinu. Dengan pendekatan semacam ini, tidak heran jika pencapaian perusahaan seringkali malah di bawah ekspektasi.
Mengapa hasil yang diinginkan tidak tercapai? Mengapa perencanaan strategi tidak berhasil? Yang terjadi dalam skenario seperti ini adalah bahwa sistem database yang dimiliki perusahaan tidak mampu membantu C-level atau manajer tingkat atas untuk memahami situasi yang sebenarnya dan keputusan dibuat pun jadi terlambat.
Dengan keadaan seperti ini, bagaimana bisa kita berharap untuk mencapai target tahunan?
Mau tidak mau, perusahaan perlu menerapkan cara baru untuk memantau tindakan yang direncanakan dan hasil yang dicapai, yang memastikan penerapan strategi yang memadai dan memungkinkan respons yang lebih cepat dan efektif terhadap adanya penyimpangan. Perusahaan bisa melakukannya dengan bantuan daily management system.
Apa itu Daily Management System?
Daily Management System (DMS) atau sistem manajemen harian adalah proses berkelanjutan yang memastikan pekerjaan dilakukan dengan cara yang benar dan dalam waktu yang tepat, untuk mencapai kesuksesan bisnis sesuai dengan tujuan strategis perusahaan.
Biasanya karyawan mengetahui apa yang terjadi di shop floor melalui rapat harian, standup meeting, atau gemba. Jenis rapat harian seperti ini memastikan orang yang tepat melakukan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat dan memungkinkan karyawan untuk segera mengambil tindakan korektif ketika terjadi masalah atau progress dinilai tidak memuaskan.
Yang dilakukan DMS hanya membuat seluruh proses di atas lebih efisien, karena mempercepat pengumpulan, analisis, dan komunikasi informasi melalui bantuan digitalisasi. Semuanya disimpan dan dapat diakses dalam platform manajemen yang terpusat, memungkinkan manajemen untuk meningkatkan proses dan membuatnya lebih ramping. Beberapa keuntungan yang bisa diperoleh dari implementasi DMS dari Machine Vision antara lain:
Membuat just do it improvement untuk mempercepat penyelesaian masalah
Memperoleh visibilitas real-time terhadap status setiap tugas, akses, atau proses
Memantau pelaksanaan tugas-tugas penting
Melihat grafik kinerja di semua level
Menerima peringatan masalah untuk mengambil tindakan korektif lebih awal
Mengidentifikasi akar penyebab masalah yang menghambat produktivitas
Mendorong budaya akuntabilitas
Memungkinkan top management fokus pada perbaikan area masalah yang bernilai tinggi
Mengurangi pemborosan
DMS memungkinkan orang-orang di semua tingkat perusahaan untuk secara jelas memvisualisasikan apakah kinerjanya baik atau buruk pada hari tertentu (bahkan per jam, mingguan, atau bulanan). Hal ini membantu karyawan dengan cepat mengidentifikasi terjadinya setiap penyimpangan dari target, membuat semua orang yang terlibat dalam sebuah proses sama-sama bertanggung jawab untuk mengambil tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki masalah dengan cepat dan mengembalikan tingkat kinerja yang diharapkan.
Bagaimana cara kerja Daily Management System?
DMS mengharuskan Anda untuk memecah tujuan bisnis menjadi tugas, aktivitas, dan hasil operasional yang spesifik. DMS kemudian mengumpulkan data dari berbagai sistem di shop floor secara real-time dan menampilkan representasi visual sederhana dalam bentuk grafik, diagram atau tabel pada dashboard sistem DMS. Dashboard ini juga disebut visual management board. Dashboard ini berguna untuk menunjukkan kepada karyawan di semua tingkatan apakah pekerjaan yang mereka lakukan sudah on-track atau tidak. Karena semuanya ditampilkan secara visual, sistem dengan jelas mengomunikasikan apa yang perlu ditingkatkan dan siapa yang bertanggung jawab atas tindakan tersebut.
Adanya DMS untuk memantau produktivitas bisnis akan memudahkan manajemen menyusun target yang sesuai dan merumuskan strategi yang lebih tepat untuk mewujudkan target tersebut.
