Penggunaan kertas telah lama menjadi elemen penting di proses produksi banyak pabrik. Dalam proses produksi, kertas sering digunakan untuk mencatat informasi, menjalankan instruksi kerja, serta menyimpan data dan dokumentasi. Hal ini meliputi laporan produksi, daftar material, dokumen pengiriman, dan banyak lagi. Penting bagi perusahaan untuk mengevaluasi besaran penggunaan kertas di dalam proses bisnis untuk memahami potensi dan dampak untuk lingkungan.
Namun dengan perkembangan teknologi di era industri 4.0, banyak pabrik mulai beralih ke lingkungan bebas kertas (paperless) untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan mengatasi masalah yang sering terjadi misalnya human error. Saat melihat masa depan, sistem paperless jelas menjadi hal yang perlu dipertimbangkan oleh pabrik-pabrik. Dalam artikel ini kita akan membahas apa itu paperless di pabrik, bagaimana cara kerjanya, serta langkah-langkah untuk mencapai lingkungan kerja yang paperless.
Isu-Isu yang Terjadi dengan Penggunaan Kertas
Penggunaan kertas dalam proses produksi sering kali menyebabkan berbagai masalah. Beberapa isu yang sering terjadi seperti:
Kesalahan catatan
Kehilangan dokumen
Keterlambatan dalam pemrosesan informasi
Kesulitan dalam berbagi data
Kebutuhan ruang penyimpanan yang besar
Semua ini dapat menyebabkan penurunan efisiensi dan meningkatkan risiko kesalahan dalam proses bisnis sehingga menghambat kegiatan operasional. Dengan adanya isu-isu tersebut dapat meyakinkan perusahaan bahwa sistem paperless bisa mengatasi masalah tersebut.
Apa itu Paperless di Pabrik?
Paperless di pabrik merujuk pada penggunaan teknologi digital untuk menggantikan penggunaan kertas dalam proses produksi. Melalui implementasi sistem dan software yang tepat, perusahaan dapat menggantikan kertas dengan dokumen digital, pengolahan data otomatis, dan akses informasi secara real-time.
Paperless memudahkan karyawan melaporkan aktivitasnya. Hanya dengan menyentuh layar sentuh di beberapa tempat, pekerja dapat melihat gambar komponen, menyiapkan dan menjalankan instruksi, daftar bahan, komentar dari shift sebelumnya dan memulai pemesanan, melaporkan jumlah sebagian, melaporkan potongan, atau memuat pesanan lain. Saat pekerja melaporkan hal ini, software khusus manufaktur dapat memperbarui dashboard produksi.
Bagaimana Cara Kerjanya?
Pada dasarnya, paperless di pabrik melibatkan penggunaan perangkat lunak dan sistem seperti Manufacturing Execution System (MES) untuk mengelola, mengumpulkan, dan memproses data produksi secara digital. MES mengintegrasikan berbagai aspek operasional mulai dari perencanaan produksi, pengawasan mesin dan kualitas, hingga pelacakan inventaris. Semua informasi yang diperlukan, seperti instruksi kerja, laporan produksi, dan catatan kualitas, tersedia secara elektronik dan dapat diakses oleh pekerja atau pengelola dengan mudah.
Gambaran pekerjaan nya seperti berikut:
Operator masuk ke MES pada awal shift dan melihat mesin dan pesanan yang telah ditugaskan kepada mereka. Rute pesanan ditampilkan secara grafis dan supervisor dapat melihat kemajuan real time dari posisinya. Peringatan akan muncul jika pesanan dimuat keluar dari jadwal. Bahan yang dibutuhkan untuk setiap operasi ditampilkan melalui MES. Ini dikomunikasikan secara elektronik ke gudang dimana bahan tersebut dikeluarkan dengan memindai kode QR pada troli. AGV (Automatic Guided Vehicle) kemudian dapat memindahkan bahan tersebut ke mesin yang sesuai. MES secara otomatis menampilkan gambar dan instruksi kerja yang dibutuhkan serta dokumen lainnya kepada pekerja, seringkali dalam format PDF. Pemeriksaan kesalahan dapat dilakukan dengan menggunakan barcode atau tag RFID pada berbagai titik dalam proses, dan pemindaian tersebut memastikan penggunaan komponen yang benar pada setiap operasi, mengurangi penolakan kualitas akibat kesalahan manusia.
Inspeksi juga didorong oleh MES. Hasil inspeksi kualitas dicatat melalui software bukan pada lembaran kertas. Peringatan akan muncul jika kualitas melampaui batas yang dapat diterima untuk tindakan segera. Produksi dicatat melalui IIoT dan operasi serta mesin selanjutnya didorong secara elektronik melalui MES, mengurangi penundaan antara operasi. Seluruh informasi yang dibutuhkan oleh auditor disimpan secara elektronik dan bahkan dapat ditandatangani secara digital untuk memenuhi persyaratan kepatuhan.
Ketika seorang karyawan melaporkan bahwa suatu operasi selesai, MES akan memeriksa jumlah potongan kerja dan memvalidasi bahwa karyawan melaporkan semua potongan yang berasal dari operasi sebelumnya sebagai baik atau scrap. Karyawan dapat diminta memindai ID mereka untuk memulai pesanan dan memastikan pencatatan siapa yang bekerja pada pesanan tersebut.
Berbeda dengan ERP yang membutuhkan pengisian data oleh staf terampil yang pertama kali dicatat dalam bentuk kertas, MES dirancang untuk kemudahan penggunaan oleh pekerja pabrik di lantai produksi.
Langkah-Langkah Memulai Paperless
Evaluasi Kebutuhan: Mulailah dengan mengevaluasi bagaimana kertas digunakan dalam proses produksi dan menentukan area yang paling memerlukan perubahan.
Implementasi MES: Pertimbangkan untuk mengadopsi Manufacturing Execution System (MES) yang cocok dengan kebutuhan perusahaan Anda untuk mengelola secara digital aspek produksi dan pengumpulan data.
Pelatihan Karyawan: Berikan pelatihan kepada karyawan tentang cara menggunakan sistem yang baru untuk menggantikan penggunaan kertas dalam pekerjaan sehari-hari mereka.
Migrasi Data: Pindahkan dokumen dan data dari format fisik ke format digital, dan pastikan semua informasi relevan tersedia di dalam sistem MES.
Evaluasi dan Pemantauan: Terus tinjau dan pantau implementasi paperless untuk memastikan efektivitas dan keberlanjutannya.
Manfaat Paperless di Pabrik
Peningkatan Produktivitas
Jadwal produksi menjadi beban bagi banyak perusahaan manufaktur. Sistem paperless ini dapat mengurangi beban tersebut dengan hanya menampilkan tugas yang diperlukan, tim tahu apa yang perlu dilakukan setiap saat, dan Anda dapat melihat perkembangan tanpa harus melacak secara manual. Sehingga proses di lantai produksi dapat berjalan secara efisien dan memberikan waktu tambahan jika diperlukan perbaikan berkelanjutan.
Meningkatkan Inovasi
Sistem paperless memberikan waktu dan ruang bagi tim untuk fokus pada perbaikan. Memungkinkan tim fokus pada tugas utama dan ide-ide besar daripada menghabiskan waktu untuk mencatat manual. Hal ini juga dapat mendukung kolaborasi lintas tim lebih efisien.
Berjalan secara Real-Time
Anggaran untuk implementasi sistem manufaktur paperless sepenuhnya bergantung pada software yang dipilih. Sebagai aturan praktis, pilihlah sistem yang user-fiendly, mudah diatur, dan mudah terintegrasi dengan sistem pabrik yang sudah ada, sehingga perusahaan tidak perlu membayar apapun.
Dengan bantuan software, supervisor pabrik dapat update secara real-time mulai dari jadwal produksi dan inventaris yang terkini. Hal ini dapat menghemat waktu dan biaya, serta memudahkan pengambilan keputusan berdasarkan data.
Meningkatkan Akurasi Data
Mengontrol data sulit dilakukan jika masih menggunakan model berbasis kertas. Secara umum, dokumen dibaca dan diperbarui satu per satu, termasuk penundaan dalam pencarian dan penulisan.
Tetapi, dengan menggunakan sistem paperless maka data akan terjaga, akurat, dan terkini. Hal ini bisa mengurangi kesalahan manusia dan memastikan catatan selalu akurat dan update.
Menghemat Biaya
Kertas itu mahal. Rata-rata, perusahaan menghabiskan $1500 per tahun untuk biaya lemari arsip. Belum lagi biaya printer, penyimpanan, dan pemeliharaan. Artinya, penerapan paperless akan menghilangkan biaya ini hampir seluruhnya. Mungkin ada beberapa part yang akan tetap menggunakan kertas, tetapi part lainnya dapat dikurangi penggunaan kertas dengan sistem paperless dan digital. Hal ini dapat menghilangkan biaya kertas dan penyimpanan arsip.
Meningkatkan Citra (Brand Image)
Saat ini, dampak lingkungan dari manufaktur semakin diperhatikan. 52% konsumen percaya bahwa perusahaan manufaktur harus bertanggung jawab terhadap masa depan bumi. Sehingga, perusahaan manufaktur yang ingin meningkatkan brand image dapat menyebarkan praktik bisnis yang ramah lingkungan. Dengan menjalankan sistem paperless, perusahaan tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan dampak positif pada lingkungan dan citra bisnis Anda.
Cara Mencapai Paperless dengan MES
Untuk mencapai lingkungan kerja bebas kertas (paperless) di lantai produksi, implementasi MES (Manufacturing Execution System) menjadi kunci. MES memungkinkan digitalisasi dan integrasi semua aspek produksi, menyediakan alur kerja yang lebih tertata dan rapi, dokumentasi elektronik, dan pengolahan data otomatis.
Dengan adopsi MES yang tepat, perusahaan dapat menghilangkan ketergantungan pada kertas dan mulai beralih ke pengoperasian yang lebih digital. Mulai sistem paperless dengan solusi MES dari Machine Vision yang memungkinkan bisnis meningkatkan jadwal, dokumen, inventaris, dan lainnya. Dengan integrasi yang mudah dan laporan digital yang terpusat dan menarik dapat membantu menghindari kesalahan fatal. Pelajari selengkapnya disini dan eksplor studi kasus langsung.
Kesimpulan
Sistem paperless membuka peluang bagi perusahaan untuk mencapai tingkat efisiensi dan efektivitas yang tinggi. Dengan adanya Industri 4.0 dan penerapan sistem paperless, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi digital seperti MES untuk memulai langkah-langkah menuju paperless dan mengoptimalkan operasional mereka.
Mari kita bersama-sama memperhatikan lingkungan dengan mendorong industri hijau melalui implementasi sistem paperless dan menggunakan transformasi digital seperti MES dari Machine Vision. Temukan solusi industri lainnya di sini dan hubungi tim kami untuk mendapatkan konsultasi terkait kebutuhan industri Anda.
Comments