Work order adalah elemen penting dalam proses maintenance perusahaan, yang memuat informasi mengenai tugas yang harus diselesaikan. Dengan memahami berbagai tipe dan cara mengelola work order, perusahaan dapat mengatur, menugaskan, dan melacak tiap tugas maintenance lebih efektif.
Namun, di era digital, pendekatan tradisional dengan kertas sering menghambat efisiensi dan pengelolaan data. Lalu, bagaimana mengatasi tantangan ini agar proses mengelola work order jadi lebih cepat, terpusat, dan mudah?
Simak artikel berikut mengenai work order maintenance dan solusinya.
Pengertian Work Order
Work order adalah dokumen yang memuat semua informasi tugas maintenance dan menjelaskan langkah-langkah untuk menyelesaikannya.
Di dalam work order terdapat detail siapa yang mengesahkan pekerjaan, ruang lingkup tugas, siapa yang bertanggung jawab, dan hasil yang diharapkan.
Work order penting dalam maintenance perusahaan. Dokumen ini membantu manajer maintenance hingga teknisi mengatur, menugaskan, memprioritaskan, melacak, dan menyelesaikan tugas-tugas penting.
Jika dikelola baik, work order memungkinkan untuk mengumpulkan informasi, membagikannya, dan menyelesaikan pekerjaan secara efisien.
Tipe Work Order
Inspeksi: Pengujian atau rangkaian pengujian untuk memverifikasi fungsi atau kinerja aset, komponen, dan sistem.
Preventive Maintenance: Meliputi segala hal dari pembersihan rutin hingga pelumasan sesuai panduan pabrikan, kebijakan yang berlaku, atau kebutuhan performa.
Darurat: Meliputi pekerjaan melindungi keselamatan jiwa atau mencegah kerugian aset berharga tergantung pada tingkat kritis dan urgensinya.
Kelistrikan: Mencakup perbaikan perangkat yang ada hingga instalasi baru seperti kabel, pencahayaan, dan pasokan listrik.
Keamanan: Melindungi karyawan dari risiko cedera, seperti memperbaiki fasilitas untuk mencegah tersandung atau membersihkan bahan kimia berbahaya.
Proyek khusus: Meliputi instalasi aset baru untuk tingkatkan efisiensi atau produktivitas, memodernisasi operasional, atau menggantikan aset yang sudah usang.
Work Order Lifecycle
Tiap work order maintenance memiliki cycle dengan tiga fase utama: pembuatan, penyelesaian, dan pencatatan. Fase ini dipecah jadi enam langkah, yaitu:
Identifikasi tugas
Permintaan work order
Penjadwalan work order
Penugasan dan penyelesaian work order
Dokumentasi dan penutupan work order
Analisis work order
Memahami tiap langkah dan proses work order yang solid memastikan tugas tidak terhambat di satu fase dan menyebabkan backlog.
Yang Perlu Dicantumkan di Work Order
Work order yang baik harus memiliki beberapa bagian berbeda untuk memberi informasi yang diperlukan pekerja maintenance untuk memahami dan menyelesaikan tugas dengan efektif.
Berikut komponen yang perlu diperhatikan:
Aset: Peralatan apa yang memerlukan perbaikan?
Deskripsi masalah: Apa masalahnya? Apa yang terdengar, terlihat, tercium, atau dirasakan saat terjadi kerusakan atau sebelumnya?
Lingkup kerja: Apa pekerjaan yang diperlukan? Keterampilan apa yang dibutuhkan?
Suku cadang dan alat yang diperlukan: Apakah ada suku cadang yang perlu diganti atau alat khusus yang harus digunakan?
Catatan kesehatan dan keselamatan: Prosedur dan peralatan keselamatan apa yang dibutuhkan? Apa ada kecelakaan atau insiden yang hampir terjadi sebelumnya?
Tanggal permintaan: Kapan work order dibuat dan diajukan?
Nama/Departemen/Kontak Pemohon: Siapa yang membuat dan mengajukan work order?
Tanggal penyelesaian yang diharapkan: Kapan work order harus selesai?
Tanggal penyelesaian aktual: Kapan work order selesai dan ditutup?
Estimasi jam kerja: Berapa lama waktu dibutuhkan untuk menyelesaikan work order ini?
Jam kerja aktual: Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan work order?
Daftar tugas: Apa panduan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang diperlukan?
Prioritas: Seberapa penting work order ini?
Ditugaskan kepada: Siapa yang melakukan pekerjaan ini? Apakah lebih dari satu orang yang diperlukan?
Dokumen terkait: Apakah ada resource yang membantu menyelesaikan work order lebih efisien seperti SOP, manual, diagram, video, riawayat aset, atau gambar?
Catatan: Apakah ada pengamatan lain dapat bantu dalam menyelesaikan work order atau saat melakukan tinjauan setelah selesai?
Bagaimana Work Order Tingkatkan Maintenance
Work order bantu lacak penyelesaian tugas dan penggunaan sumber daya, baik itu tenaga kerja atau suku cadang (sparepart)
Data ini memungkinkan maintenance untuk hasilkan metrik jelas untuk pantau kinerja, analisis tren, dan melakukan continuous improvement.
Contoh 1: Kepatuhan Jadwal
Work order membantu melacak penyelesaian tugas dan penggunaan sumber daya, baik itu tenaga kerja atau suku cadang. Data ini memungkinkan tim maintenance untuk hasilkan metrik jelas untuk pantau kinerja, analisis tren, dan melakukan perbaikan berkelanjutan.
Contoh 2: Pengeluaran MRO
KPI lainnya adalah pengeluaran MRO (Maintenance, Repair, dan Operations). Jika work order diisi lengkap dan gudang berkelola baik, manajer maintenance dapat mudah melacak biaya sparepart dan bahan yang digunakan.
Jika biaya item tertentu meningkat, menjadi tanda bahwa kerusakan tertentu sering terjadi atau ada aset yang sering rusak. Dengan informasi ini, tim perbaiki proses preventive maintenance.
Contoh 3: Mean Time Between Failures (MTBF)
MTBF mengukur rata-rata waktu antara kerusakan pada aset tertentu. Jika tim sering melakukan reactive maintenance pada mesin tertentu. Ini menandakan tugas preventive maintenance perlu ditingkatkan.
Dari Kertas ke Digital: Keuntungan Digitalisasi Work Order
Dulu work order dikelola dengan formulir kertas, dan masih banyak perusahaan mengelola maintenance dengan cara ini. Namun, sistem modern kini menggunakan digital work order melalui CMMS.
Beralih dari kertas ke digital memiliki banyak keuntungan, di antaranya adalah:
Penyelesaian Work Order Lebih Efisien
Digital work order lebih efisien dalam penyelesaiannya.
Dengan kertas, waktu lebih banyak terbuang mencari sumber daya seperti diagram atau manual. Dengan digital work order, semua instruksi dapat dilampirkan dalam work order dan diakses melalui tablet atau smartphone.
Hasilnya, waktu kerja lebih efisien.
Pengurangan Biaya Penyimpanan
Penyimpanan dokumen kertas memerlukan tempat. Seiring waktu, banyak work order lama memenuhi lemari arsip. Meski beberapa dokumen perlu disimpan untuk pelacakan data penting, biaya penyimpanan bisa jadi beban.
Dengan digital work order, semua data disimpan secara elektronik, sehingga mengurangi biaya ruang penyimpanan, perawatan, dan risiko kehilangan dokumen.
Akses Lebih Mudah
Mengambil work order kertas bisa memakan waktu. Jika perlu akses work order lama, perlu cari di sistem arsip fisik.
Sebaliknya, digital work order dapat mudah diakses melalui search komputer, tablet menggunakan CMMS.
Data Lebih Terlihat
Akses mudah digital work order membuat data lebih mudah dipantau. Metrik penting bisa otomatis tarik langsung dari work order ke dalam dashboard, memudahkan analisis, dan pengambilan keputusan. Dan data work order dapat terintegrasi langsung dengan tujuan bisnis secara keseluruhan.
Penghematan Biaya Tenaga Kerja dan Perencanaan
Data mudah diakses membuat perencanaan lebih cepat. Setelah semua data tercatat, tim maintenance membuat work order lebih efisien.
Penjadwalan, pelampiran checklist, dan penugasan dilakukan dengan cepat.
Baca Selengkapnya Beralih dari Work Order Kertas ke Digital
Apa Itu Digital Work Order?
Digital Work Order adalah versi sederhana dari CMMS. Alih-alih mengelola seluruh program maintenance, solusi digital ini fokus pada tahap awal proses maintenance dan perbaikan.
Solusi digital digunakan untuk menjawab kebutuhan strategi manajemen fasilitas lebih efisien. Solusi menjadi semakin cepat dan otomatis.
Saat ini, digital work order digunakan industri manufaktur untuk mengorganisir dan mengelola berbagai permintaan secara terpusat. Misalnya, pabrik menggunakan digital work order untuk mengkategorikan dan menjadwalkan tugas maintenance peralatan. Selain itu, solusi ini berfungsi mengumpulkan work order dan daftar kebutuhan beban.
Digital Work Order MV dapat membantu perusahaan mengelola work order lebih mudah, cepat, dan efisien. Beberapa kelebihan yang ada, adalah:
Mudah Mengajukan Work Order: Buat formulir work order sesuai kebutuhan melalui solusi digital, dan izinkan pengguna mencari, menyortir, serta melacak permintaan dari perangkat mobil atau desktop.
Impor Informasi Work Order dengan Mudah: Upload dan edit beberapa work order langsung dari file CSV yang cepat, sehingga tidak perlu menghabiskan waktu perbarui tiap tugas.
Pantau Pekerjaan Tim dalam Satu Dashboard: Lihat beban kerja tim dalam satu kalender terpusat, sehingga tahu siapa yang mengerjakan apa dan kapan. Cukup drag-and-drop untuk menugaskan pekerjaan dan lihat detail seperti prioritas, status, dan jenis maintenance.
Pantau Segala Aktivitas secara Real-Time: Gambaran penuh tentang pekerjaan tim, tugaskan pekerjaan dengan drag-and-drop, dan beri notifikasi email atau mobile kepada staf yang terkait.
Otomatisasi Work Order Berdasarkan Kondisi Aset: Aktifkan perawatan otomatis berdasarkan kondisi real-time peralatan melalui sensor yang terintegrasi, seperti vibration, suhu, tekanan, dan lainnya.
Kesimpulan
Penggunaan digital work order dapat menjadi langkah tepat dalam optimalkan proses maintenance perusahaan. Dengan Digital Work Order MV, pengajuan work order, pemantauan pekerjaan tim, hingga otomatisasi berdasarkan kondisi aset dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Solusi ini memungkinkan perusahaan untuk tidak hanya menghemat waktu, tetapi meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional.
Beralih ke solusi Digital Work Order MV adalah langkah strategis dalam memastikan tiap tugas maintenance terselesaikan dengan baik dan terencana.
Hubungi kami untuk diskusi mengenai Digital Work Order MV menjadi pilihan tepat untuk perusahaan Anda.
Comments